Kassen-Leitfaden & Checkliste

Kompletter Ablauf: Öffnung, Verkauf & Abschluss • Stand 05/2025

A

1. Tagesstart & Vorbereitung

Vorbereitung Büro & Laden
Schlüssel: Wechselgeld, Laden- & Ausstellungs-Schlüssel im Büro abholen.
Laden-Check: Licht & Sicherungen an. Alle Datumsstempel umstellen & Tinte prüfen.
Formulare: Datenschutz-Klemmbretter (4x) auffüllen & Kugelschreiber prüfen.
Technik-Setup
Hardware: 2x PC & 3x Bildschirme an. EC-Gerät (lange rote X-Taste) starten.
Kassen-Peripherie: Kassen-Display & Bondrucker einschalten.
Viva-Start: Viva-Kasse (PW) → "Kassenanfang" (300€) buchen → Beleg in Geldkassette.
Software-Konfiguration
Bildschirm 1: Viva (Vorgänge), Outlook, PaperPoint (Scan), E-Mail, Firefox.
Bildschirm 2: Nur Viva & Firefox (Internet-PW eingeben).
B

2. Kassiervorgang & Kundenverwaltung

WICHTIGER EINSTIEG: Bei einer bestehenden Rechnung direkt bei Schritt 04 starten!

Schritt 01: Neuanlage (KVK)
Einlesen: Rechts grüner Button "KVK" → OK → Karte einstecken.
System: "Neuanlage" klicken. KK mit niedrigster Zahl wählen (z.B. AOK = 1).
Bestätigung: Mehrfach "Übernehmen" und final mit "OK" bestätigen.
Schritt 02 & 03: Suche & Datenabgleich
Suche: Lupe bei Kunden-Nr. → TTMMJJ (Datum) oder "Nachname, Vorname".
Kontrolle: Name, Adresse & Vers.-Nr. mit Rezept vergleichen!
DSGVO: Bei Datenschutz-Pop-Up: Unterschrift auf Klemmbrett einholen.
Schritt 04: Verkäufer-Zuweisung
Identifikation: Eigene Verkäufer-Nr. eingeben und mit Enter bestätigen.
Zweck: Pflichtschritt vor jeder Buchung (Rechnung & Barverkauf).
Schritt 05 - 12: Buchung
Rechnung: Buchungsart "Rechnung" → Nr. eingeben → Enter → Buchen.
Barverkauf: Buchungsart "Kassenverkauf" → Artikel suchen (z.B. Rezeptgebühr).
Details: Anzahl & Preis prüfen → Button "Buchen" drücken.
Schritt 13 - 15: Zahlungsabschluss
Bon-Ende: Auf Button "Bonabschluss" drücken.
Bar: Betrag eingeben oder "Passend" → Wechselgeld ausgeben.
Karte: Betrag ins EC → NICHT auf "Passend" drücken! Zahlart manuell wählen.
Final: Abschluss durch Klick auf den Button [...].
Z

3. Kassenende & Abschluss

Kasse & Terminal
Bargeld: Geld zählen (Münzen in Zählbrett). 300€ Wechselgeld rauszählen.
EC-Schnitt: Terminal "Tagesabschluss" + Grüne Taste. Beleg drucken.
Ausschalten: EC-Gerät aus (lange rote Taste → Grün). PCs & Monitore aus.
Viva-Abschluss & Dokumentation
Kassensturz: Button "Kassensturz" → Bargeld- & EC-Einzahlungen vergleichen.
Abgleich: EC-Typen (Visa, Mastercard etc.) MÜSSEN exakt übereinstimmen!
Buchung: Bankabschöpfung (Bargeld minus 300€, EC etc.) & Kassenende drucken.
Ablage: Reihenfolge: Anfang, Kassensturz, Abschöpfung, Ende + EC-Belege heften.
Übergabe: Geldtasche & Belege zum Chef. Schlüssel ins Büro hängen.